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O Google está reinventando a forma como projeta e otimiza suas próprias operações internas, principalmente seu jurídico. Mas como será que o Google administra sua equipe?
Sejamos honestos – ‘inovação disruptiva’ e a profissão jurídica não são duas ideias que costumam andar juntas. No entanto, o papel do conselheiro geral mudou drasticamente nos últimos anos. Em vez de apenas gerentes de risco, eles são cada vez mais consultores de negócios do CEO e do conselho.
Em uma entrevista, Mary O'Carroll, Head de Legal Operations do Google, explicou como que a empresa administra suas operações legais. Separamos 5 insights interessantes que podem ajudar a sua empresa.
O Google possui um dos maiores e mais ativos departamentos jurídicos internos do mundo, com cerca de 1.000 pessoas, espalhadas pelo planeta. Diariamente, eles lidam com tudo, desde solicitações de informações confidenciais a pedidos de patentes, estruturas tributárias complexas e implicações regulatórias de tecnologias de ponta.
Mary O'Carroll foi contratada há cerca de 8 anos para chefiar uma equipe conhecida como Operações Jurídicas, com o objetivo de administrar o jurídico mais como um negócio. Na visão de Mary, os departamentos jurídicos não tiveram o mesmo nível de escrutínio sobre eficiência, orçamentos e valor que seus colegas de RH ou TI tiveram de suportar.
Portanto, enquanto o departamento jurídico do Google lida com as questões jurídicas reais, a equipe de operações se concentra no gerenciamento de fornecedores (fora dos escritórios de advocacia), tecnologia jurídica (ferramentas e plataformas) e operações internas (design e eficiência do processo).
O conceito de “equipe de operações” está se tornando mais comum em muitas empresas e em várias funções. O Google tem uma equipe de operações de talentos que dá suporte ao RH, por exemplo. Muitas empresas também terão uma equipe de operações de marketing que gerencia os dados do cliente e suas plataformas de engajamento.
De muitas maneiras, o setor jurídico tem sido relativamente resistente a mudanças. Cada empresa faz as coisas de maneira diferente, o que significa que os escritórios de advocacia também customizam suas soluções, contratos e assessoria de infinitas maneiras diferentes.
Além de sua função no Google, Mary faz parte da equipe de liderança de um grupo chamado CLOC, o Consórcio de Operações Jurídicas Corporativas. Quando os membros do grupo começaram a conversar entre si, eles perceberam que esse nível de customização muitas vezes era desnecessário. Eles tinham os mesmos objetivos e só apresentavam abordagens diferentes porque não havia um manual padrão para fazer as coisas.
A padronização, para CLOC e Google, é uma das maneiras pelas quais planejam desafiar a natureza altamente personalizada e personalizada dos serviços jurídicos atuais.
A equipe de operações jurídicas de Mary usa ferramentas de autoatendimento baseadas em grids de decisão para ajudar os clientes internos a obter as respostas de que precisam. Essas ferramentas eliminam a necessidade de um advogado ou facilitam a coleta de todos os dados necessários que um advogado precisa para ajudar o cliente de maneira muito mais rápida.
A equipe de operações jurídicas também usa análise de contrato e aprendizado de máquina para extrair metadados e cláusulas de contratos que, de outra forma, exigiriam muita leitura. O aprendizado de máquina também é usado para marcar automaticamente atributos de patentes, para que eles possam ver rapidamente portfólios inteiros sem muito trabalho manual feito por humanos.
O Google usa um painel para gerenciar seus escritórios de advocacia externos. Eles extraem todos os dados de seus sistemas de faturamento eletrônico para mostrar os gastos por região, com análises de quanto os gastos diferem dos orçamentos.
Para Mary, o painel é uma plataforma de transparência. Seu conselheiro geral está sempre fazendo perguntas como: 'Estamos obtendo uma boa relação custo-benefício? Quanto estamos gastando em média, em descoberta? Quanto gastamos para chegar a esta determinada fase de uma patente? Quanto gastamos neste país ou com este escritório de advocacia?'
Com o painel, ela não apenas tem a resposta para essas perguntas na ponta dos dedos, mas também tem uma capacidade de detalhamento útil para investigar mais profundamente.
Por exemplo, uma vez que eles saibam qual é o faturamento total, sua equipe pode ter uma discussão informada com os provedores sobre a natureza de suas atividades. Eles podem detalhar o que está impulsionando seus faturamentos, quais assuntos específicos, quantas pessoas estão no caso e a antiguidade das pessoas designadas para sua equipe.
Um mercado é tão eficiente quanto o participante menos eficiente. Por esse motivo, o Google deseja que seus parceiros também adotem uma abordagem mais automatizada e baseada em dados para o trabalho jurídico.
Na opinião de Mary, os advogados são conhecidos como trabalhadores de borda. Eles querem trabalhar, e seus clientes querem que eles trabalhem, em atividades interessantes e de alto valor, em vez de recriar a roda. Ela incentiva seus parceiros jurídicos a projetar sistemas de colaboração e gerenciamento de conhecimento mais inteligentes e a automatizar atividades de rotina.
Mais fácil falar do que fazer, claro. Mas quando você considera o uso do Blockchain por grupos como Ethereum para contratos inteligentes e organizações autônomas completamente descentralizadas, fica bem claro que os dias de transações opacas e sob medida estão chegando ao fim.
A profissão jurídica terá que adotar uma mentalidade transparente e orientada por dados ou ser um espectador de sua própria disrupção.
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